[摘 要]“双高”建设对高职院校国际化工作提出了新要求，其中外国留学生档案管理是留学生教育管理的重要部分，提升外国留学生档案管理水准对外国留学生教育工作有重要作用。文章通过分析外国留学生档案的特点及内容，揭示了目前高职院校外国留学生档案管理的现状，提出了从制度建设、协调分工、统一标准、推进档案管理数字化的角度进行改进提升的建议。

[关键词]“双高”建设 高职院校 外国留学生 档案管理

基金项目：本文系杨凌职业技术学院2019年人文社科类研究基金项目“互联网时代高校档案管理信息服务策略研究”（项目编号：GJ19126）。

2019年12月18日，教育部与财政部公布了中国特色高水平高职学校和专业建设计划建设单位名单，陕西省共有包括杨凌职业技术学院在内的6所高职院校成功入选中国特色高水平高职学校建设单位。在《教育部财政部关于实施中国特色高水平高职学校和专业建设计划的意见》中，提升高职院校国际化水平是“双高”建设的重要部分, 而外国留学生教育是国际化发展的一项重要任务。因此，杨凌职业技术学院制订了扩大招收“一带一路”沿线国家外国留学生的建设目标，计划结合学院地域优势及专业优势，培养更多国际化技术技能人才参与“一带一路”建设，促进中外人文交流。为了更好地提升外国留学生教育质量，高职院校必须进一步提升留学生教育服务与管理水平，而留学生的档案管理就是提升留学生教育及管理质量的关键一环, 对于推进留学生培养工作的可持续性发展具有重要意义。由于高职院校的留学生工作总体上处于起步阶段，所以在档案方面缺乏完善的规章制度，实践中不断出现需要解决的问题。现在“双高”建设已经启动，必须尽快形成一套行之有效的档案管理方法，以促进高职院校外国留学生工作的顺利发展。

外国留学生档案的特点及内容

外国留学生的来源复杂，人才培养方案多样，管理方式特殊，所以外国留学生档案需要独立归档。高职院校的外国留学生一般分为两类：学历留学生及非学历留学生，学业正常结束后分别取得大专毕业证书和结业证书。所以外国留学生档案从类别上可分为学籍档案、课堂教学与实践档案、活动档案、重大医疗事件及突发事件档案、校友档案等。从时间上分为入学前档案、在校期间档案、毕业或结业后档案。

1.学籍档案

留学生学籍档案包括非学历进修生学籍档案和学历留学生学籍档案两类。非学历进修生学籍档案归档范围一般为:外国留学人员来华签证申请表（JW202）、入学申请书、在读证明或高中毕业证、在校成绩单或高中成绩单、护照复印件、通知书、居留许可复印件、日常管理记录、体检记录、保险记录、成绩单、汉语水平考试 (HSK) 成绩单、中英结业证书、推荐信、转学记录、毕业去向表、联系方式等。

学历留学生学籍档案归档范围比非学历进修生学籍档案归档范围大,除了非学历进修生学籍档案所包括的内容之外,还包括人才培养方案、在校奖惩情况、各类协议证书复印件、学籍变更档案、实习鉴定表、毕业论文设计、毕业证书等。

2.课堂教学与实践档案

归档范围有语言证书、各专业的人才培养计划、教学计划、教学大纲、教材使用计划；任课教师一览表、课表、考试安排表、教材选用审批表、考试试题及答案、典型教案、重要备课笔记、听课记录、实习计划、实习大纲、实习总结、优秀毕业论文等。

3.活动档案

归档范围有在校期间的活动资料，例如节庆活动、志愿活动、比赛记录、交流座谈等文字、照片、视频资料等。

4.重大医疗事件及突发事件档案

归档范围包括医疗事件记录、突发事件全程记录。医疗记录须包括挂号、门诊、处方、手术同意书以及后续处理记录等文字、图片、视频、官方文件等档案。突发事件资料须包括事件起因、事发时的监控录像和视频、在场人员的口供、事后的处理方法和结果等档案。

5.校友档案

归档范围包括外国留学生的去向信息、就业单位、联系方式、工作业绩、荣誉等，这部分档案需要校友会定期更新维护。

“双高”建设下高职院校外国留学生档案的重要价值

1.有利于提高外国留学生的教学服务和管理质量

外国留学教学工作的特殊性在于外国留学生的文化、国籍、教育背景会对教学工作产生极大影响。以杨陵职业技术学院为例，2019届留学生国籍均为柬埔寨籍，由于柬埔寨的高中毕业证颁发时间为10月，所以第一年的教学计划就必须进行全面调整。目前，高职院校外国留学生的工作起步不久，因此留学生的教学工作一直在根据实际情况不断调整、完善，在两到三届外国留学生毕业之后，才能最终建立起合理的教学规章制度。而留学生档案中关于文化国籍背景、语言水平、风俗习惯、专业选择、转学、退学等信息能为分班、专业设置、人才培养方案制订、教学计划制订提供重要依据，推动留学生教学服务和管理。

2.有利于推动外国留学生管理工作的深入发展

外国留学生管理工作按过程包括招生宣传、在校管理及校友联络。由于目前大部分外国留学生的入学意向为大学，且国家对高职和大学的入学标准规定并未进行区别。所以，外国留学生招生工作是高职院校的工作难点。对外国留学生档案资料的统计和分析有助于制订正确的招生政策。例如，对留学生国籍、生源地、专业选择、就业等情况进行分析，可判断不同国家学生的留学目的，专业选择偏好，可据此适当调整招生政策，拓展留学生招生市场，提高入学率。另外，根据学生的生活及教学档案，可以总结出不同国家、文化、种族、宗教背景的留学生特点，制订合理的管理手段及措施，定期培训相关管理人员，防止产生不必要的矛盾和冲突，保证管理工作的顺利进行。

3.有利于促进国际合作项目的多元发展

通过对留学生档案数据的统计分析，高职院校可适时开发相关国际合作项目。例如，如果某国籍留学生数量已经形成规模，学校可寻找生源地国家知名大学合作，开发2+X升本/硕项目，借此吸引更多生源地学生报考。另外，可寻找生源国家的企业共同开发校企合作订单班，给留学生提供在原籍国实习、就业的机会。

4.有利于提升高职院校的国际影响力

留学生就是“民间大使”。学院可通过建立校友档案，追踪留学生毕业后去向，维持与毕业生的联络。如果某国籍校友数量较大，还可建立分支国家校友会，加强毕业生对学校的感情。在母校的不断关怀下，毕业生会自发地宣传母校，从而提升学校的国际影响力。

“双高”建设下高职院校外国留学生档案管理的现状

1.忽视外国留学生档案的特殊性

外国留学生档案的特殊性在于，首先，外国留学生的来源复杂，人才培养方案多样，管理方式特殊，所以档案需要独立归档保存。其次，不同于中国学生，外国留学生毕业后只会带走毕业证，其他个人档案仍存放在学校。第三，外国留学生工作属于涉外事务，留学生所有资料都必须谨慎归档、留存备查，尤其是医疗记录、涉案情况、突发事件等档案。第四，留学生档案涉及多个语种，归档需要双语标注。这些特殊性对档案管理产生了一系列影响，一是档案数量激增，且新型档案不断，需要不断改进立卷归档规则。二是档案查阅与利用频率非常高，需要制订严格的档案系统录入规则，注意双语标注，同时应及时优化档案系统检索功能。三是需制订特殊的保密、保管期限。

2.档案来源部门分散，缺乏统一的管理

外国留学生从招生、入学、考试、毕业、学习层次、学制等各方面与中国学生都有很大不同，所以留学生的教学及管理单位经常涉及多个行政及教学部门；另外，留学生稳定性较差，随时可能休学、转学、退学，因此较中国学生会更频繁地产生档案资料。然而，目前高职院校缺乏统一管理机制，导致了很多问题的产生。在制度方面，没有将外国留学生档案单独归档，没有形成统一的归档制度；流程方面，在档案收集阶段，档案室没有明确收集规则和立卷制度，上交的资料价值难辨。在档案整理阶段，各部门只是按照原有规则移交档案，这导致留学生档案最终分散在各部门的各类档案资料中。最终给后期的档案查阅、编纂、再利用等带来很大困难。

3.档案利用率低，影响外国留学生管理工作

目前的后期利用主要有下面一些情况：（1）个人查阅使用；（2）数据上报及统计使用；（3）编研使用；（4）招生宣传使用；（5）校友资料查阅及补充。这些档案利用行为都是外国留学生工作的日常部分。然而，高职院校的留学生档案利用率非常低。当某部门有档案使用需求时，仍以联络相关部门翻查其部门留存资料为主要方式，很少去档案室进行查阅。

“双高”建设下高职院校外国留学生档案管理建议

1.提高认识，健全制度

留学生档案管理是留学生管理的一部分，对促进学校发展既有现实意义，又有历史意义。高职院校应在思想观念，认识上进行改变，及时更新管理理念，针对留学生管理的特殊性，出台相应的规章制度，明确档案管理人员的职责，以便管理过程中有章可循，协同配合确保档案管理制度的顺利执行。

2.协调分工，加强培训

高职院校档案室作为档案信息的保管部门，应统筹规划，协调指导外国留学生档案来源部门的分工合作。由于各部门承担着收集整理和上报的职责，对外国留学生档案质量起着决定性作用，所以档案室应该对各部门档案人员进行细致指导，并进行定期培训，提升其档案意识和工作水平。另外，外国留学生工作的主管部门一般为外事处，所以档案部门在制订档案管理规定及培训部门档案人员时，可以参考外事部门的意见。

3.制订统一的标准和规范

为了满足高职院校档案管理工作的发展需求，必须制订一套标准的针对外国留学生档案管理的制度，如采集标准、整理标准、归档标准、保管标准等，用标准化要求进一步健全管理体制和完善管理规范。涉及相关工作的各部门档案管理员可以参考相应的档案规范和标准，以便能做好每一步的管理工作，只有这样，才能真正意义上地解决外国留学生档案管理中存在的问题，档案的管理质量问题才能得以把控，档案管理才能更好地为师生、学校服务。

4.推进档案管理数字化，提高档案利用率

利用信息技术实现档案资源共享、信息管理网络系统，提高应用水平和工作效率是档案管理的必然趋势。目前我国有两个官方外国留学生管理平台：（1）来华留学生学籍学历管理平台。（2）全国来华留学信息管理平台。这两个系统涵盖了来华留学工作中招生、教学、生活服务和管理、留华毕业生工作等四个基础环节，具备学籍管理、日常管理、教育质量评估、留学生数据库、留华毕业生档案、留学生数据统计等功能。高职院校在智慧校园建设中，可参考该平台，规划建设符合本校需求的外国留学生档案数据库或者平台，将涉及外国留学生教育工作的部门纳入进来，通过设置不同的上传、下载、查阅权限，实现对外国留学生档案信息的全过程利用和管理，提高外国留学生档案信息的完整度、使用率和利用价值。

结 语

以杨凌职业技术学院为代表的“双高”建设单位作为高职院校的先锋队伍，应善于在自我建设中不断发现问题和解决问题，增强外国留学生档案管理的意识，建设高水平的外国留学生档案管理制度，为其他高职院校提供可以借鉴的经验，从而更好地推动高职院校外国留学生教育事业的顺利发展。

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作者单位：杨凌职业技术学院