【摘 要】本文从相关的基本概念切入，结合目前高校人事档案管理所面临的困难，继而提出了解决问题的思路，并对信息时代下高校人事档案管理工作的开展提出了几点设想。

【关键词】高校档案 信息管理 技术创新 制度进步

引言

21世纪是信息时代，各类信息爆炸，社会竞争激烈，人才流动频繁。新形势下，高校人事档案管理工作遇到了一些之前不存在或不突出的新问题，但与此同时，新的技术手段也是变革和进步的好机会。而若想让技术更好地服务于高校人事档案管理工作，还需要辅之以良好的配套管理模式，从制度层面找出这些挑战和问题的对策。本文从高校人事档案管理的基本概念入手，结合当前高校人事档案管理工作中存在的问题，以期能得到相关的解决办法，并对信息时代的高校人事档案管理工作的开展提出了展望。

高校人事档案管理的概念

档案是什么？其定义有很多种，但这些定义对于档案属性的理解大体上是统一的，即档案本质上是社会生活的原始记录。人在社会生活中，要进行各种各样的社会活动，而这些活动常常要形成具有保存、查询、备考价值的记录，承载了相关的社会活动信息。有学者认为，档案作为一种历史记录，其本身就是信息的一种形式，也是一种特殊的“文化资源”。以高校人事档案为例，它记录了高校人员的工作经历、奖惩情况、学历学位等信息，一定程度上反映了一个人的学术科研能力乃至道德水平，有着重要的参考价值。在教学管理、人才引进、资源整合、信息平台的建设等事项上，高校的人事档案管理工作都居于基础性的地位，其重要意义自然不言而喻。与一般的档案比起来，高校里的人事档案又独具其专业性和复杂性：除了要为管理层提供参考，为人事工作服务，更要应对教学科研的独特需要，使人事档案发挥更大的作用。当前，高校改革不断深化，人事制度改革逐步完善，伴随着高校人才的频繁流动，这给高校的人事档案管理带来了新的要求与挑战。

当前高校人事档案管理的问题分析

自改革开放以来，尤其是进入21世纪之后，高校之间对优质人才的需求日益强烈，人才在不同学校之间的流动较之以往也频繁了很多。如此，高校的人事档案管理工作就显得更加重要了。然而，一种普遍存在的现象是，高校的相关工作模式和管理水平却没有得到相应的提升，这就在某些特定的场合造成了一些问题，例如出现了人事档案材料内容不完善、无意义，存在人档不匹配的问题，管理手段比较落后，信息难以整合。造成这些问题的原因既有历史观念，也有经济、技术条件的制约，更有人事档案管理人员对于新形势下的工作特点认识还不够充分，没能及时转变工作模式和工作习惯有关系，总之需要针对具体的问题作具体分析以便找到合理的应对策略。

1.人事档案信息不完整

传统的人事档案更偏重于对个人基本信息的记录，例如记录了个人履职经历、奖惩等内容，而与教师的教学能力和科学研究水平相关的材料等，有时甚至难以见诸人事档案。随着近年来许多高校的扩招和科研实力的快速发展，对人才的关注和引进成为高等院校发展的重心。然而，不少高校引进的高层次人才都存在档案材料漏缺的情况，教师的教学经历和科研活动材料有缺失是常有现象，而这都是能极大影响对一个人教学水平和科研能力评判的材料。如果这些信息不能被全面而完整地记录于人事档案之中，就不能准确而客观地反映高校人才的素质能力，会使人为主观判断的因素所占比重加大。档案的客观性一旦受到了影响，其记载的信息的参考价值也就下降了。

造成这种情况的原因有很多。比如，传统的档案管理是以被动的方式进行收集的，即相关部门通过邮寄的方式将人事档案寄送至档案室。如果规章不够或移送不到位，或是工作人员操作不规范，就容易造成档案缺失、遗漏、内容不完整等问题。再比如，相关基础设施不完善，可能存在相关工作人员数量不足，达不到国家规定编制的情况；管理人员缺少必要的专业技术水准和相关知识，专业化不够，无法应对一些专业问题；档案管理场所和设备简陋，影响工作效率等原因。总之，当前许多高校里面的人事档案还存在着材料不完善、档案质量不够高的问题。而只有档案的内涵丰富、客观、完整了，其才能真正完成其作为人事变动依据的使命。

2.管理手段比较落后

由于受历史观念的影响以及经济水平带来的硬件条件制约，当下高校人事档案管理的手段还比较落后，与高校对优质人才日益强烈的需求是不能匹配的。比如，以山东省的部分高校为调查对象，相关数据显示，除了一小部分还在纯粹依赖人工管理模式之外，绝大多数高校采用的人事档案管理模式可用“人工为主、计算机为辅”来概括，信息技术手段并未充分应用于档案管理工作当中去，这种模式虽正在改变，但仍然显得太落后。高校的人事档案管理部门的计算机配备数目基本不超过两台，甚至有的高校人事档案管理部门根本没有配备计算机等现代化的设备。对人力手工管理的过度依赖，不仅使得工作开展的效率不高，也影响了人事档案管理的科学性、专业性和机密性。或许是受到了资金预算的限制，有些地方的人事档案管理工作的管理手段和方法还是比较落后。对于那些已经采用了信息技术和信息手段管理人事档案的高校相关部门而言，很多也只是停留在将基本信息录入电子系统的阶段，而对于人事档案中的大量人才信息，还无法做到充分的信息化进而进行有效的利用。

3.工作人员的专业素养还需提高

作为一名合格的高校人事档案工作人员，应具备一定的专业素养和专业能力，比如，能对档案进行科学归纳、筛选与分类，应当掌握一定的计算机技能促进工作的完成。其次，高校人事档案管理人员应具备一定的公文写作能力，对于上级下达的工作指示和政策精神能在准确理解的基础上形成书面文字材料。如果人事档案管理人员的能力不足以胜任此项工作，就容易产生材料不真实全面、管理不规范等问题。

在思想上，一些高等院校及其档案管理人员还有这样一种想法，即不清楚究竟为何要进行人事档案管理，不清楚进行科学的人事档案管理有什么意义，而只是将其当成一种惯例去机械地完成工作。在思想上首先应该梳理这样一种认识，人事档案管理不是一项普通的工作，它承担着人才引进的基础性任务，也是人事管理工作的重要依据。如不能以一种极其严肃的态度对待人事档案管理工作，就很难将科学管理内化为一种自觉的行动。即便是掌握了专业的信息化人事档案管理技能，也要建立起服务意识，主动为高校的决策层提供服务和建议。

相关的对策研究：技术创新与制度建设

1.加强档案信息网络建设

人事档案上网，利用数据库软件进行联网管理，可以极大方便高效人事档案管理工作，效率的提高也能在一定程度上解决人档分离的问题。前提是高校要增加相关投入，提升硬件水平，配备计算机等先进设备；同时对管理人员进行专业化培训使其与新的工作环境相适应，提高劳动效率。需要注意的是，计算机设备不应仅仅用于打印、打字等基础性机械工作，以及档案信息的录入等基础活动，还应被用于建立全面的档案数据库，使档案管理满足信息化的要求。信息是宝贵的财富，如果能充分开发利用散落于高校档案中的信息资源，将会使我们的管理水平实现质的提高。

要快速实现现代化的管理，提升相关工作水准，学校层面应给予高度重视。体现为：首先应该重视现代化信息管理和信息开发工作，并在投入上予以体现。只有认识到实现人事档案管理信息化、现代化所能带来的收益，才能真正将有限的资源用到需要的地方去，提高管理水平和竞争力。此外，应该大力引进具有专业知识和技术的管理人员，完成专业档案数据库的建立，在数据分析的基础上，高校将更有效率地进行档案管理工作。在信息技术的支持之下，一方面方便了本校的人员管理、人才引进，另一方面也是为所有用户提供了便利。

2.人事档案管理模式创新

信息应当保证客观、准确，这是其作为参考依据的前提。人事档案材料的真实性需要管理人员严格地审查、把关予以保证，否则极容易出现材料失真的情况。然而由于人事档案与个人的利益紧密相关，当制度无法予以监督或者监管不到位时，人事档案的真实性极容易受到人为因素的干扰，比如更改学历学位和历史奖惩等重要信息的情况就会时有发生。因此，档案管理部门的相关规范建设必须跟上，管理模式也到了非创新不可的时候。要做好信息公开的制度建设，确保人事档案管理的权力在阳光下运行，接受群众的监督，杜绝因为私利影响档案真实性的现象发生，将真实客观的要求摆在第一位。当前，学界的一种观点是，高校人事档案管理工作主要有纳入式和非纳入式两种。纳入式管理不需要总的专门档案管理机构，人员精简但是有失专业；非纳入式则需要一个比较完善的管理部门。两者各有利弊，并无定论说孰优孰劣，但是总体来说，多数学者和工作人员的观点是，应该逐步以非纳入式管理取代纳入式管理，以便实现综合管理，统筹协调。

信息时代的高校人事档案管理工作展望

信息化是社会发展大势所趋，信息手段高效、便捷、准确的特性使其必将成为新时代高校人事档案管理工作建设的重要依托。当然，这种由传统向新型的工作模式转变不可能立即完成，其中必然经过诸多阶段。首先是观念的转变，高校的领导应该认识到加大人事档案管理信息化建设的必要性，档案管理工作者则应加强自身素质和业务水平建设，以适应信息化管理工作的需要。其次是人事档案信息化建设相关规章制度的健全，各高校应按照《归档文件整理规则》，结合本单位实际建立起健全的制度，保障人事档案的真实和人事档案管理工作的高效。

高校人事档案现有制度的存在有其历史原因，直接的原因是因资金和硬件设施的落后来的技术落后，深层的原因则是对人事档案重要性的认识不足而带来的投入不足、管理落后。要改变这样的局面，必须要从技术和制度两个方面同时入手，既要提高信息化手段在管理活动中所占的比重，又要依靠专业的人才来完成相关的工作。“软件”“硬件”两手都抓，两手都要硬。这不是一朝一夕能完成的工作，但是当前已经有着令人欣喜的转变正在发生了。

参考文献：

[1]张腾华：《关于人事档案管理现代化过程中存在的问题及对策的研究》，《民营科技》2017年第1期。

[2]贾若冰：《档案信息管理中计算机网络技术的运用》，《数字技术与应用》2016年第12期。

[3]刘岁梅：《浅析高校人才信息资源管理中人事档案信息管理新思路》，《知识经济》2016年第11期。

[4]邱艳：《人事档案信息服务网络建设可行性浅析》，《黑龙江科技信息》2015年第23期。

[5]范姚瑶：《高校档案信息管理的一点思考》，《黑龙江科技信息》2017年第12期。