按照ISO9000族质量管理体系的理论要求，管理体系必须“文件化” [5]。整个体系中所涉及的规定、程序、标准等都必须有书面规定，做到每项工作都有文件作为指导。相关文件主要包括四类：质量手册，即学校的指导性文件，包括办学方针、机构设置、岗位职责等；程序性文件，即各职能部门为落实质量要求而规定的具体工作程序细则，以便对质量体系要求的各项活动都能连续有效地控制；操作性文件是程序性文件的支撑性文件，是各项教学活动的运行准则或执行标准，是具体的工作规范、实施方案、管理规定等；记录性文件用来记录具体操作的执行情况。