【摘 要】本文首先论述了地方高校教学秘书工作的重要性，作为学校管理系统的枢纽，教学秘书扮演着多重角色，既是执行者、服务者，又是协调者，教学秘书工作的效率和质量直接关系到学校教学管理的成败。其次，分析了教学秘书的主要职责，最后就如何做好本职工作，提了五点改进意见，以期促进教学管理工作。【关键词】地方高校 教学秘书 教学管理

教学秘书工作的重要性

教学秘书是高校教学管理工作中的主要执行者，是地方高校二级管理体系中的重要成员。教学秘书工作的好坏，直接影响到高校教学管理质量。

1.教学秘书是高校管理制度的实施者和执行者，代表学校扮演管理者的角色。随着教育部本科评估工作的开展，目前各地方高校大都形成了比较完善的教学管理体系，有教学管理制度，包括学生学籍管理规定，学分制管理办法，学位授予实施细则；教学质量保障和反馈制度，主要有考试管理、教学督导、教学反馈、学生申诉等制度。教学秘书是这些制度的实施者，认真履行好职责，贯彻学校的教学管理制度，是规范教学管理，确保教学秩序顺利进行，提高教学质量的前提。

2.教学秘书是服务教学主管部门、二级院系师生的一线工作人员。教学秘书是连接高校内部教学主管部门和二级院系的桥梁，也是连接院系管理层、教研室和具体教学科研人员的主要纽带，更是联系学生，反馈教学质量的重要渠道。

3.教学秘书是二级院系教学管理和教学资源的主要协调者。教学秘书承担着编排教学计划的任务，必定会涉及大量的协调工作，涉及到教室，师资和教材的调配。

教学秘书的工作职责

《高等学校教学管理要点》指出，“系（院）可设教学秘书和教务员，在教学系主任（院长）领导下，处理日常教学行政工作并从事教学状态、质量信息的经常性调查了解工作。”可见，教学秘书主要从事日常管理和信息报送。随着5年一次的教育评估的展开，教学状态收集和报送已成为一项重要的工作，教学秘书必须提供准确的一手资料，方便教学管理和决策。

教学秘书工作具体可划分为：①按照教学计划排课。②征订教材；③实习和毕业论文（设计）管理；④各种信息汇总和上报；⑤教学档案管理，主要有学籍、考试、论文、实习档案，上级文件，教师业务档案等。

加强和改进教学秘书工作的策略

1.树立“以教学为中心”理念，加强服务意识

教学秘书必须面对诸多事务性工作，头绪较为复杂。（寇金香，2005,144）教学秘书要承担教学研究，参与日常教学活动，检查各门课程的讲授情况；组织第二课堂和考试，教学实习，毕业论文（实践）等工作。他们要听从领导的工作调遣，还要解决教师和学生反映的问题，因此，必须具备高度的责任感和良好的心态，主动热情地为教师和学生服务，保证各项工作顺利完成。教学秘书的工作态度是教学服务的窗口，他们应自觉主动维护服务教学的良好形象，当好为全院系师生服务的“公仆”。

2.不断提高个人处理教学事务的能力

面对纷繁的工作，教学秘书提高个人工作效率，有效地从事务性工作中摆脱出来，兼顾其他职责。教学秘书要提高文字表达、语言表达、组织调度和协调沟通的能力。教学秘书在工作中会遇到大量通知，报告，总结等文字材料工作，这就要求他们提高自己的应用文写作能力。同时，在排课、考试安排、学籍管理等工作中，需要和教师学生进行大量的口头交流，简明、清晰的语言组织能力会大大提高工作效率，消除沟通障碍。教学秘书还要善于组织协调各种活动，既要体现政策的原则性，又要针对具体情况灵活处理，使各方面沟通顺畅，协调运作。此外，教学秘书必须精通办公软件，熟悉学校各部门的管理软件系统，比如教学管理软件，科研管理软件和毕业论文管理系统软件。

3.加强教学管理理论学习，提高管理水平

高校教学秘书作为院系领导的助手和参谋，不能满足于做好事务性工作，应该注意理论的学习和应用，提升自己的管理能力。教学秘书大都非教学管理专业出身，需要补充这方面的知识，应该认真学习高等教育学、教育心理学，熟悉教育政策法规。

教学秘书还应该学习管理学理论，比如环节控制理论，混沌理论。环节控制理论强调计划，强调对重复发生性事件实行标准化和规范化管理。根据环节控制理论分析，教学秘书的工作可以分为课程安排、教学质量、考试管理、教材建设和管理、学籍管理、教学档案等环节。应用环节控制理论管理教学，可以减轻教学院长工作量，也有利于明确教学岗位职责，提高管理效率。（项金枝，2005）

阳宁东等人（2006）认为可以将混沌理论应用于高校管理中，高校教学管理系统是一个复杂的自反馈混沌系统。混沌理论对教学秘书工作也有很大启发。从系统学的视角看，教学秘书作为教学枢纽中心，“可以更加容易发现并修正系统输入偏差，从而尽可能减少系统输出的偏差，甚至可以加强收敛性吸引引子的作用，遏制或者阻止奇异吸引引子发挥作用，从而保证教学管理系统的平衡性。”

4.重视档案建设和管理工作

虽然二级院系档案信息对日常教学监控，教学改革和学校决策都有重要意义，但实际上，档案管理存在不少问题，有管理层不重视，硬件环境差，信息化程度低等问题。从实践中看，由于教学档案较为细致，许多材料未能及时收集，往往等到学校要求报送材料是才开始收集。二级院系也存在管理体系不细致，粗线条管理问题，不能明确规定入档材料的范围。

在档案建设上，应该根据档案分类，明确归档范围，建立详细的纲目，及时详尽地收集教学资料。教学档案可以分为行政管理资料、教学管理资料、学生管理资料、考试材料和教师业务档案。（荀立波，2008）教学秘书应定期收集和完善档案。另外，根据学校和系级教学管理现代信息化的升级，创造性地开展电子档案建设，提高工作效率。

5.努力提高教学和科研能力，促进教研和管理的良性互动

首先，教学秘书要研究高校教学管理规律，要善于发现新情况，思考新问题，提出解决办法。要充分利用第一手教学信息，探索教学管理规律，进行理论研究和教学管理实践探索，形成科研成果。地方性院校在培养目标的制定上都瞄准应用型合格大学生的培养。教学秘书应主动参与，协助院系主任和任课教师，努力探索这方面的教育改革。

其次，教学秘书必须重视提高自身专业的教学和科研能力。通过参与教学管理工作，教学秘书的组织能力和创新能力都会得到提高，同时，他们掌握着学校一手的教学科研资讯，他们应明白科研对教师职业发展的益处，教学秘书要利用这一优势，积极参与到教学改革和科研工作中来。

教学秘书参与教学和科研，一方面，可以帮助他们熟悉教学现状和科研管理程序，有利于改善他们的教学科研管理工作。另一方面，由于工作性质的不同，一线教学管理人员很容易被教师忽视（仇占宏2007），工作也会受到低估。通过参与教学和科研，可以加强与教师科研队伍的交流，促进相互理解。

结束语

随着地方高校办学规模的扩大，教学管理队伍随之壮大。然而，教学管理队伍存在诸多问题，队伍不稳定，待遇差，职业发展方向不明确等，也引起了管理层和研究者的注意。其实，教学秘书岗位比之普通教师岗位，有着更多挑战，也有一定的优势。教学秘书既要做到耐心服务教学，也要做到协助管理教学，既是普通教师，也是基层管理者，他们熟悉学校的管理政策，也掌握着一手的教学管理信息。教学秘书要看到这一岗位的优势，在工作中做到热情服务师生，提高个人素质，创新管理，积极参与教改和科研，就会实现个人的多重价值，为学校发展作出更多贡献。

参考文献：

[1]寇金香.浅谈高校系教学秘书工作[J].中南民族大学学报（人文社会科学版）,2005,（S2）:144-145.

[2]项金枝.环节控制理论在高校教学秘书工作中的应用[J]. 2005,（3）:36-37

[3]荀立波.改进二级学院教学档案工作的几点思考[J].兰台世界,2008,（9）:45-46.

[4]仇占宏.浅谈高校院系教学秘书队伍的现状与建设[J].陕西师范大学学报（哲学社会科学版）,2007,（S2）:234-235.